Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя "базу" контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Имеем:

Слияние документов Word и Excel

 

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные. 

Воспользуемся встроенной функцией "Слияние" доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния - из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится. 

Приступим:

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку "Рассылки";
  • в блоке кнопок "Начало слияния" нажимаем кнопку "Начать слияние";
  • выбираем пункт "Обычный документ Word".

 

Слияние документов Word и Excel

 

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать - откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку "Выбор получателей" и выберем пункт "Использовать существующий список".

 

Слияние документов Word и Excel

 

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать "Открыть".

 

Слияние документов Word и Excel

 

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка "Первая строка содержит заголовки столбцов".

 

Слияние документов Word и Excel

 

Нажимаем "ОК" и... ничего не меняется. Кроме одно детали - становятся активными действия в блоке кнопок "Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен. 

Слияние документов Word и Excel

 

Откинем первые три кнопки - в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить "Поля слияния".

 

Слияние документов Word и Excel

 

Сделаем так, чтобы наши данные "подтянулись" в документ. Нажимаем кнопку "Вставить поле слияния" и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком - могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

 

Слияние документов Word и Excel

 

Самое главное - смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа "№", затем выберем из списка "Вставить поле слияния" пункт "Договор".

 

Слияние документов Word и Excel

 

Появится слово "Договор" в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку "Просмотреть результаты". Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину "Ручеёк" - 152.

 

Слияние документов Word и Excel

 

Заполним все поля - щёлкаем после слова "Магазин" и выбираем пункт "Магазин", после слова "поставщика" и выбираем поле "Контрагент", после "сумму" выбираем пункт "Сумма", после "№" "Договор", после "от" "Дата".

 

Слияние документов Word и Excel

 

Снова нажимаем кнопку "Просмотреть результаты".

 

Слияние документов Word и Excel

 

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой "Просмотреть результаты" есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

 

Слияние документов Word и Excel

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие - только с помощью VBA. 

Всем удачи! 

Вас может заинтересовать урок - Импорт данных SQL в Excel.

Автор записи: Иван

Добавить комментарий

Этот сайт использует Akismet для борьбы со спамом. Узнайте как обрабатываются ваши данные комментариев.